La tua lista di controllo per trovare il miglior portale clienti

La maggior parte dei provider basati su cloud offre agli amministratori strumenti di back-end per impostare le preferenze, apportare modifiche e aggiungere nuovi utenti. Tuttavia, tutti i portali dei clienti non sono creati uguali. Quando si tratta della capacità di rimanere agili e migliorare la flessibilità della propria azienda, l'interfaccia che si utilizza per gestire le comunicazioni fa la differenza.

L'approccio di Broadview allo sviluppo del nostro nuovo portale clienti, MyOfficeSuite è stato progettato in base a come l'utente finale deve accedere e utilizzare le applicazioni e le funzionalità critiche del sistema.

Ecco i sette elementi che abbiamo imparato e che dovresti cercare nel tuo prossimo portale clienti.

Tecnologia centralizzata. Molte aziende oggi stanno rapidamente ridimensionando il loro uso di servizi basati su cloud. Mentre il sistema telefonico potrebbe essere stato il primo nel cloud, la posta elettronica ospitata, i fax, le videoconferenze e persino i servizi gratuiti hanno visto alti tassi di adozione. Fortunatamente, non sono più necessari più sistemi e accessi per accedervi e gestirli tutti. Cerca un sistema che ti aiuti a centralizzare l'amministrazione e l'uso di tutti i tuoi servizi fornendo un unico punto di accesso a tutto ciò di cui hai bisogno. Ciò consentirà di ottimizzare notevolmente i processi di amministrazione e supporto.

Design intuitivo. Il tempo è tutto nel mondo degli affari, quindi avere un portale clienti che offre un design intuitivo lo renderà facile da usare sia per i manager che per i dipendenti ed eliminerà la necessità di supporto IT. Broadview ha scelto di utilizzare un'architettura basata su widget in modo che casi specifici di utilizzo aziendale, come la verifica della posta vocale o l'aggiunta di utenti a un gruppo di chiamate, fossero altamente visibili e facilmente accessibili. L'ultima cosa che vuoi avere è una struttura di menu complessa o un sistema gerarchico che è difficile da navigare.

Adattabilità. La forza lavoro di oggi è mobilitata. Nessuno di noi può permettersi di essere legato alla nostra scrivania, quindi qualsiasi piattaforma che consideri deve corrispondere allo stile di lavoro della tua organizzazione. Il tuo portale basato sul web e i relativi servizi dovrebbero essere accessibili e funzionare allo stesso modo su ciascuno dei tuoi dispositivi: smartphone, laptop, tablet, iPad® e desktop, eliminando la necessità di essere in ufficio o utilizzare il telefono fisso per apportare modifiche.

Controlli basati su autorizzazioni. Per garantire la sicurezza e in alcuni settori la conformità, dipendenti e dipartimenti diversi avranno funzioni e livelli di autorità diversi. Avere un portale clienti che fornisce profili utente personalizzabili basati su singoli utenti consente agli amministratori di concedere ai dipendenti l'accesso per autogestire le funzionalità applicabili al loro ruolo. Pur avendo buone opzioni, avere la possibilità di definire ruoli e autorizzazioni in modo specifico ti consentirà di ridimensionare e crescere. Immagina di creare l'autorizzazione giusta in modo che il tuo commercialista in outsourcing possa semplicemente scaricare e pagare la bolletta.

Funzionalità incentrata sull'utente. Semplice e veloce è ciò che tutti cerchiamo quando gestiamo qualsiasi cosa legata alla nostra attività. Il portale clienti dovrebbe offrire una tecnologia incentrata sull'utente come le funzionalità di trascinamento della selezione, l'impostazione delle preferenze individuali, l'aggiunta di nuovi servizi e le modifiche da soli, che ridurrà l'onere delle risorse IT. Con MyOfficeSuite, qualsiasi dipendente, con le giuste autorizzazioni, può fare clic per comporre numeri di telefono, caricare, ascoltare e registrare saluti, pagare fatture, inoltrare chiamate, impostare chiamate rapide sul proprio telefono fisso, ascoltare i messaggi vocali e importare i contatti , tutto da un sito Web centrale disponibile su qualsiasi dispositivo.

Supporto. Con più sedi del sito, può essere difficile gestire i problemi e contattare l'assistenza per ciascuno dei singoli servizi e posizioni. Il portale clienti dovrebbe fornire l'accesso con un clic per contattare l'assistenza, chattare dal vivo, aprire e visualizzare i ticket di assistenza, accedere alla loro comunità online, guardare tutorial video e scaricare materiale di supporto per ciascuno dei tuoi servizi. Abbiamo fatto un ulteriore passo avanti offrendo supporto diretto ai dipendenti, non solo agli amministratori. Chiunque può utilizzare la nostra chat online per ottenere risposte o porre domande nella nostra comunità online.

Collaborazione. Molte aziende hanno più sedi e dipendenti che viaggiano, quindi trovare un portale che aumenterà la connettività tra i siti è vantaggioso per tutti. Funzionalità che funzionano su tutti i siti come la presenza in tempo reale che mostra la disponibilità di ciascuno dei tuoi colleghi prima che tu li contatti, intercom e la possibilità di avviare o partecipare a una videoconferenza online, consentirà al tuo team di rimanere in contatto e collaborare facilmente, no importa dove sono.

Avere un elenco di controllo predefinito delle funzionalità che desideri e dei requisiti di business di cui la tua organizzazione ha bisogno per migliorare i tuoi flussi di lavoro sarà utile quando deciderai quali servizi e provider sono i migliori per la tua attività.